Każdy, kto zajmuje się pisaniem, fotografowaniem czy wytwarzaniem dokumentów wie jak ważne jest posiadanie ich kopii na wypadek zagubienia bądź zniszczenia oryginałów. W trwającej już kilka tysięcy lat epoce papieru, gdy to on był niemal jedynym względnie pewnym nośnikiem informacji, a później również taśma filmowa, kopiowanie przynajmniej najważniejszych dokumentów i fotografii oraz filmów, było zasadą.
Epoka ta jeszcze nieprędko skończy się, chociaż w wielu dziedzinach dokumentację papierową wypierają media elektroniczne. Jeżeli chodzi o zachowywanie tekstów i zdjęć wcale jednak nie tak pewne, jak się powszechnie wydaje. W przypadku papieru zmiany technologii następowały bowiem powoli. Nawet produkowany z różnych surowców nie przestawał być papierem, na którym zapisywano treści najpierw ręcznie, później coraz doskonalszym drukiem.
Podobnie było w przypadku zdjęć oraz zachowywania ich szklanych lub celuloidowych negatywów bądź slajdów. W elektronicznych nośnikach informacji zmiany zachodzą znacznie i coraz szybciej. W przypadku zapisu muzyki i dźwięku wystarczy przypomnieć tak niedawne, a już zapomniane przez najmłodsze pokolenie kasety z taśmami magnetycznymi, zaś do starszych generacji komputerów dyskietki wyparte przez CD, DVD itd. oraz w ogóle technikę cyfrową.
Z błyskawicznie zmienianym i udoskonalanym oprzyrządowaniem. Niestety zawodnym. Zwłaszcza, gdy to co chcemy lub wręcz musimy zachować z tekstów, dokumentów i zdjęć, przechowywane jest na komputerach i laptopach bez kopii w innych miejscach. Wystarczy awaria tego sprzętu, nie mówiąc już o jego zniszczeniu czy kradzieży, aby to, co jest dla ich użytkowników ważne, przepadło na zawsze.
Odzyskanie zapisów bądź zdjęć niekiedy jest możliwe, ale kosztowne i bynajmniej nie pewne. Kopiowanie oraz przechowywanie w bezpiecznych miejscach ważnych tekstów i zdjęć, zwłaszcza wykonanych techniką cyfrową, jest więc absolutną koniecznością. Pozwala bowiem w razie potrzeby szybko do nich sięgać.
Sposobów takiej archiwizacji jest wiele. Jedną z nich na ostatnim lutowym Spotkaniu Globtrotera zaprezentowała firma OSG Polska. Działa ona w naszym kraju od 2000 roku i jest częścią OSG Records Management Group z ponad 40-letnim doświadczeniem w zarządzaniu dokumentacją na świecie. Jej właścicielem jest fundusz inwestycyjny Aurora.Firmę oraz jej ofertę dla instytucji i osób prywatnych przedstawili goście „Globtrotera”: dyrektor generalna Jolanta Augustyniak i dyrektor Dariusz Kacprzak. Przypomnieli oni, w gronie dziennikarzy – uczestników tego spotkania rzecz oczywistą, że profilaktyczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa tekstów, dokumentów i zdjęć jest absolutnie niezbędne. Zarówno dla osób zajmujących się tym zawodowo, jak i np. robiących tylko zdjęcia rodzinne.
Rozwój technologii – usłyszeliśmy – pozwolił OSG wprowadzić razem z i365 nową usługę IT-Archiwum backup danych one line. Stanowi ona idealne rozwiązanie problemu archiwizacji. Umożliwia bowiem zabezpieczenie danych na komputerach stacjonarnych i laptopach poprzez zdalne, systematyczne i automatyczne wykonywanie kopii ich bezpieczeństwa.
Przy czym bez konieczności każdorazowego nadzorowania tego przez użytkownika. Wystarczy podłączyć się do Internetu, założyć własne konto i aktywizować je. Kopie bezpieczeństwa tworzone są wówczas automatycznie zgodnie z przyjętym harmonogramem, bez spowalniania pracy komputera. IT-Archiwum backup danych oneline zabezpiecza dane, szyfrując je jeszcze przed wysłaniem do centrum przechowywania.
System kontroli dostępu ogranicza przy tym możliwość przedostania się informacji do osób trzecich. Dostęp do zarchiwizowanych tekstów i zdjęć mają wyłącznie ich właściciele. Ważną i wygodną funkcją tego systemu archiwizacji jest możliwość także zdalnego usuwania danych w przypadku kradzieży lub zaginięcia laptopa czy komputera.
Oferta OSG Polska dotyczy zarówno osób indywidualnych oraz małych i średnich firm, jak i dużych przedsiębiorstw, korporacji czy organizacji wielo oddziałowych. Niestety, nie jest to usługa tania. Bezpieczne przechowywanie np. 2000 zdjęć w wysokiej rozdzielczości, zajmujących do 10 GB kosztuje 25 zł miesięcznie. Za każde, nawet rozpoczęte 10 GB, kolejną taką kwotę. W skali roku oznacza to, nawet w przypadku skromnego archiwum fotograficznego rzędu 10 czy 20 tys. zdjęć, już poważny wydatek.A fotografii nie archiwizuje się przecież przez rok czy dwa. Opłacalność tego systemu tworzenia kopii bezpieczeństwa dla osób indywidualnych wydaje mi się więc wątpliwa. Zwłaszcza, że są inne, nie mniej pewne, a zdecydowanie tańsze sposoby dublowania na wszelki wypadek zapisanych w technice cyfrowej zdjęć, tekstów i dokumentów. Inna jest natomiast sytuacja firm, które i tak muszą posiadać swoje, przy czym pewne archiwa.
A koszt ich prowadzenia przy pomocy zewnętrznej firmy, jaką jest OSG, bywa niższy, niż robienie tego we własnym zakresie. Przy czym wliczany jest w koszt działalności. Na spotkaniu przedstawiciele kierownictwa firmy poinformowali, że jako pierwsza w Polsce wprowadziła ona także nowoczesne zarządzanie dokumentacją kadrową – „e-teczkakadrowa” z danymi pracowników i dostępem do niej oneline.
Miesięcznie OSG Polska odbiera już dokumenty z 6 tys. placówek w całym kraju, przewożąc je do skanowania lub przechowywania. Jej 4 centra przetwarzania danych są w stanie wykonywać i przetwarzać 960.000 skanów dziennie. Więcej informacji na te tematy7 znaleźć można na: www.osg.pl i www.it-archiwum.pl.
Zdjęcia autora
